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Servizi di Governance per Ottenere l’Efficienza: la Gestione del Printing

Gestire il servizio printing di un’azienda significa essere responsabili del parco stampanti, scanner e multifunzioni, prendersi cura dei progetti di ottimizzazione dei costi di esercizio tramite implementazioni di policy e criteri di stampa chiari e omogenei, tenere conto della tracciabilità dei materiali di consumo e riordino just in time e infine occuparsi della gestione documentale integrata e della riduzione della carbon footprint.

Dover curare autonomamente questo comparto dell’azienda comporta un enorme utilizzo di risorse interne, che devono essere necessariamente tolte al perseguimento del core business dell’azienda. Ecco perché in molti decidono di esternalizzare questo servizio affidandosi ad esperti del settore.

Fornire il servizio di gestione del reparto printing ad un’azienda vuol dire fare in modo che questa raggiunga un elevato livello di efficienza.

Quando si parla di questa tipologia di servizio legato al comparto IT l’utilizzo del termine “governance” al posto di “management” non è una scelta casuale. Vi è infatti una grande differenza fra questi due vocaboli.

Il primo si riferisce ad un insieme di processi finalizzati a creare le condizioni adatte perché il management possa operare correttamente. Quindi in termini di tempo, prima si parla di governance e solo dopo di management. Avere una qualità di gestione di basso livello e quindi non ottimale né all’altezza dell’azienda per cui si opera il servizio, porta a delle ripercussioni negative per l’intera azienda.

Quando si utilizza il termine “management” invece si fa riferimento al raggiungimento degli obiettivi che l’azienda si è posta.

Perché Affidarsi ad un’Organizzazione Esterna per Gestire i Propri Servizi

Per un’azienda riuscire ad affidarsi ad un’organizzazione esterna per la gestione di alcune attività è indice di grande flessibilità, una caratteristica che risulta essere molto importante per chi desidera riuscire ad imporre il proprio operato sulla concorrenza.

I motivi che spingono un’azienda ad esternalizzare sono numerosi. I più importanti fanno riferimento al concetto di “focus sul proprio core business”.

In concreto, una grande azienda deve concentrarsi sulle attività principali che la caratterizzano, non può gestire in modo completamente autonomo anche le attività secondarie, sebbene queste rivestano la loro importanza nel buon funzionamento complessivo dell’azienda stessa.

Il printing fa riferimento all’intero settore dedicato a dispositivi che permettono la stampa e l’acquisizione di immagini.

Per una ditta questo è chiaramente un aspetto importante, uno strumento che deve possedere ed essere sempre in funzione. Tuttavia nel caso in cui l’azienda fosse troppo grande e questi dispositivi fossero troppo numerosi, la loro gestione risulterebbe davvero complicata.

Ecco perché diviene fondamentale collaborare con un team di professionisti specializzati esattamente in questa efficiente governance.

Il Servizio di Gestione Printing: Efficienza e Risultati

È possibile per un’azienda tralasciare le attività di gestione del servizio printing?

Ogni impresa ha delle responsabilità di cui farsi carico e il compito di raggiungere dei risultati concreti. Quindi la risposta a questa domanda è no, le aziende non possono permettersi di trascurare queste attività.

 Snellire in modo intelligente il carico di lavoro è sinonimo di successo. Investire sulla funzionalità è un ottimo biglietto da visita da poter esibire a qualsiasi potenziale cliente.

Un’azienda che si impegni ad essere sempre efficiente sotto ogni aspetto della sua struttura organizzativa e produttiva agli occhi dei propri clienti o di potenziali tali avrà maggiore potere attrattivo rispetto ad un competitor che tralascia di curare alcuni aspetti interni.

La qualità del lavoro svolto dall’organizzazione cui si affida l’esternalizzazione delle proprie attività dovrebbe essere di alto livello e dovrebbe cercare di ottimizzare i costi di esercizio tramite implementazioni di policy, mettendo chiarezza nella stampa.

Una stampa chiara infatti garantisce una maggiore visibilità e facilita il cliente che deve utilizzare il materiale stampato.

Essendo un servizio completo a 360°, l’attività esternalizzata non si limita solo alla gestione della produzione ma anche delle attività più laboriose e che richiedono maggior tempo: il riordino e la tracciabilità.

La mole di lavoro viene quindi suddivisa e dimezzata grazie a questa collaborazione.

Riduzione della Carbon Footprint: Una Gestione Printing a 360°

La Carbon Footprint (letteralmente “impronta di carbonio”) è un parametro utilizzato per stimare le emissioni gas serra, in particolare di carbonio, causate dalla creazione di un prodotto o da un servizio, da parte di un ente o di un individuo.

Grazie ad una gestione ottimizzata del servizio printing è possibile determinare gli impatti che l’utilizzo di questi strumenti hanno sulle emissioni da parte dell’azienda. A dimostrazione del fatto che un lavoro di alta qualità viene svolto con cognizione di causa e prendendo in considerazione anche i possibili risvolti ambientali.

Normalmente tutte le cartucce utilizzate all’interno di una stampante, quando vengono rigenerate, sono prima sottoposte ad un test di verifica che consiste nella stampa di una pagina di prova.

Tramite questa prova è possibile valutare se le emissioni, e quindi la Carbon Footprint, sono elevate o all’interno dei limiti massimi consentiti.

Gestire il Servizio Printing per un’Azienda Equivale ad Ottimizzare i Tempi

L’esternalizzazione di singoli o di blocchi di comparti è il metodo migliore per focalizzarsi sulle attività principali dell’azienda, il cosiddetto core business.

Si provi ad immaginare un’azienda che si occupi della produzione e della vendita di un prodotto.

Per chi possiede questa tipologia di business sarebbe arduo pensare di riuscire ad avere tutti i processi e i servizi necessari interni all’azienda stessa. Questo perché svolgere tutte le attività internamente impiegherebbe numerose risorse che dovrebbero essere sottratte al perseguimento del core business. Sarebbe necessario avere dei dipendenti dediti al solo Customer Service, oppure al ripristino o manutenzione di strumenti e macchinari.

Riuscendo ad esternalizzare, l’impresa affida la gestione di un comparto o di un servizio a un’organizzazione esterna che, essendo specializzata nel settore, se ne occupa riuscendo ad ottimizzare tempo e risorse.

È possibile vedere l’esternalizzazione come una specie di investimento non solo presente ma anche futuro. Liberando il personale da quelle mansioni che lo distoglievano dallo svolgimento delle sue attività principali, si potrà dar loro la possibilità di focalizzarsi sul core business dell’azienda.

Così il target sarà più vicino o almeno sembrerà più facilmente raggiungibile dal momento che più persone se ne occuperanno a tempo pieno.

Il fatto che gli strumenti funzionino al meglio all’interno di un’impresa è un biglietto da visita perfetto per ogni potenziale cliente che decide di voler acquistare un prodotto o un servizio.

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