Le soluzioni IT sono un argomento sempre più di comune interesse per le aziende nel campo sanitario che vogliono ottimizzare i loro processi. Questi servizi sono una parte fondamentale per la creazione di una struttura funzionale ed efficciente.

Tutta la strumentazione IT, sia essa hardware o software, deve essere affidata alle mani di tecnici esperti che ne massimizzino le capacità, garantendo un servizio quanto più profittevole possibile. Per questo motivo molte aziende si rivolgono a terze parti, alle quali affidano esclusivamente questo aspetto aziendale. Parliamo quindi, in questi casi, di esternalizzazione dei servizi informatici.

Le aziende interessate ad esternalizzare i processi IT compiono questo passo una volta constatato come queste attività, se gestite in insourcing, abbiano costi eccessivi in termini di amministrazione e controllo. Esternalizzandoli, le aziende liberano risosrse interne da dedicare al core aziendale.

L’Innovation Tecnology permette alle aziende di raggiungere una competitività maggiore sul mercato attraverso il consolidamento dei propri asset tecnologici. L’alta specializzazione che il dipartimento Tech può raggiungere, richiede spesso costi elevati. Innovare questo settore significa quindi ottimizzare le tre fasi processuali, ovvero l’analisi dei processi, la re-ingegnerizzazione ed in fine la digitalizzazione. L’ottimizzazione di tali operazioni permetterà la riduzione dei costi e la crescita del know how dell’azienda, attribuendogli un rilevante valore aggiunto.

I benefici di una collaborazione come l’esternalizzazione delle operazioni IT sarà quello di aumentare il livello in termini di qualità e valore dell’azienda, attraverso innovazione ed risparmio. Il valore aggiunto dall’esternalizzazione infatti permetterà di aumentare la flessibilità dell’organizzazione e di rendere variabili i costi fissi.

Soluzioni IT per Ospedali e Strutture Sanitarie

Rekeep Digital è un’ azienda di servizi alle imprese. Ci impegnamo ad essere un partner per la crescita aziendale di chi si rivolge a noi.

Per questo adattiamo ogni nostro processo per ogni tipologia di cliente.

La digitalizzazione dei processi sarà quindi configurata su misura per tutte le componenti tech dell’azienda che si rivolge a noi. Ciò che farà la differenza tra una gestione ed una buona gestione della tecnologia per un’azienda sta proprio nel metodo con cui tali soluzioni IT verranno implementate all’interno di un sistema già esistente.

Per quanto riguarda i processi di outsourcing per le aziende ospedaliere e le strutture sanitarie, è necessario compiere un processo di digitalizzazione conosciuto come e-Governance. L’e-Governance è l’insieme di tutte le procedure che riguardano la gestione di una società o in questo caso di un ospedale o di una struttura sanitaria, attraverso l’utilizzo di tecnologie avanzate.

Per la maggior parte delle situzioni esistenti nell’ambiente sanitario infatti, l’adozione di un sistema digitale non potrebbe avvenire ad un ritmo uniforme. La struttura delle operazioni in uso infatti richiederebbe tempi di adattamento variabili ed ineffcienti ad una digitalizzazione efficace.

Per raggiungere l’ottimizzazione completa quindi è bene delegare completamente il comparto IT. Così facendo vi sarà fornito un ambiente IT pronto all’uso e la transizione avverrà in tempi brevi e ad un ritmo uniforme.

Per quello che riguarda la digitalizzazione dei processi degli ospedali e delle strutte ospedaliere una componente fondamentale sarà relativa alla cartella clinica. Il passaggio alla CCE (cartella clienica elettronica) permette la creazione di una piattaforma sicura creata appositamente per tutte le parti interessate all’interno della realtà ospedaliera.

Una zona comune all’interno della quale vengono raccolte e organizzate tutte le informazioni relative alla struttura, ai medici e ai pazienti. Le informazioni sono accessibili da applicazioni specifiche, attraverso qualunque dispositivo, connessione o a prescindere dalla posizione.

L’ottimizzazione dei Tempi e dei Risultati: IT e User Experience

Un aspetto centrale nel fornire risorse informatiche e un punto fondamentale per farlo nel modo migliore è l’esperienza. Affidarsi ad un partner esperto come Rekeep Digital, con numerosi clienti soddisfati nel proprio sotrico, significa anche garantire alla propria azienda un servizio che si rifletta sulla soddisfazione dei vostri clienti.

La user experience è importante in tutti i settori, ma è particolarmente critica nel settore sanitario.

La digitalizzazione dei processi interni ed esterni all’azienda risulta essere una soluzione che rende maggiormente competitiva e moderna l’azienda stessa, ottimizzandone i processi di qualsiasi forma e natura. La transizione al digitale dei processi di una struttura ospedaliera permette infatti di ottimizzare non solo le tempistiche, ma anche i risultati.

L’ottimizzazione delle tempistiche si basa sulla possibilità di ridurre al minimo una serie di operazioni che richiederebbero tempi lunghi, non necessariamente a causa di una cattiva gestione degli strumenti, ma anche di una gestione degli apparati digitali non adeguata. Tale ridimensionamento può avvenire nei processi di accoglienza, di cura e si assistenza domiciliare.

Si ridimensionano le tempistiche per tutte le operazioni che devono essere eseguite all’interno dell’ospedale e delle strutture sanitarie proprio grazie ad all’esperienza maggiore di chi le opera.

L’ottimizzazione dei risultati invece permette all’ ospedale o alla struttura sanitaria di avere un team altamente qualificato che monitora continuamente i risultati e che è in grado di fornire un supporto da remoto a 360° 24/7 grazie ad un centro servizi altamente qualificato e all’avanguardia.

La continua analisi  ed il continuo miglioramento dei processi di monitoraggio e tracciabilità permette di aumentare la quantità di risorse da dedicare al core business. Una struttura che si muove verso una strada sempre più innovativa e digitale, costruirà delle solide basi per un controllo dei risultati sempre più efficace.

Benefici dell’Innovazione all’Interno di Ospedali e Strutture Sanitarie

Andare in una direzione sempre più digitalizzata ed innovativa porta con se una serie di vantaggi e di benefici che accrescono il valore aziendale.

Il percorso di digitalizzazione viene messo in pratica nei diversi ambiti IT partendo da una prima valutazione di diligenza, da cui vengono poi gestiti i posti di lavoro attraverso un’operazione di monitoraggio delle richieste di assistenza. Alla gestione dei posti di lavoro seguono la gestione dei dispositivi mobile, vengono analizzate soluzioni a supporto dei servizi.

Inevitabilmente è necessario gestire le reti e le infrastrutture e digitalizzare tutte le operazioni che richiedono lunghe tempistiche e operazioni macchinose, come cartelle cliniche che diventano elettroniche e organizzare soluzioni infrastrutturali innovative rispetto a CUP e Custumer Care.

I benefici che la digitalizzazione e le innovazioni portano all’interno di ospedali e strutture sanitarie non sono solo rispetto alla struttura che gestisce la complessità del sistema IT, ed ottimizza procedure complicate e macchinose, ma anche rispetto a chi si rivolge alla struttura ospedaliera.

I vantaggi che può portare all’interno di una struttura sanitaria o ad un ospedale uno strumento come la cartella clinica elettronica devono essere considerati sotto diversi punti di vista, primo tra tutti in termini di sostenibilità e di adempimenti normativi, poiché utilizzare uno strumento come la cartella elettronica riduce la produzione di carta per le documentazioni e a sua volta riduce i rischi ed i costi dell’archiviazione di tale documentazione.

La digitalizzazione migliora inoltre aspetti come quelli relativi alla logistica sanitaria che agisce su logistica esterna, al trasporto tra le sedi e la logistica interna, riducendo i costi di operazioni e di capitale immobile ed aumentando il controllo.

Prendersi cura del cliente è uno degli elementi sostanziali di ogni azienda che voglia avere successo e notorietà.

Per farsi un buon nome è naturale che ci debbano essere clienti che apprezzano il nostro lavoro e si sentano coccolati in tutto e per tutto.

La chiave del Customer Care è chiaramente raggiungere il cliente e fare in modo che si senta a suo agio con il servizio che offriamo.

Ed è così che agisce anche il Contact Center, che è uno dei suoi strumenti base. L’obiettivo è dimezzare/velocizzare da una parte il lavoro dell’azienda e dall’altra offrire il meglio ai consumatori: un pacchetto completo.

Cosa serve infatti dedicare tempo prezioso ad attività che possono essere benissimo delegate ad altri?

Ovviamente non persone qualsiasi ma altamente specializzate in questo settore. Rendere la nostra azienda flessibile è un dovere da compiere al giorno d’oggi, permette di estendere la nostra rete di clientela e di impegnarsi maggiormente in determinati altri settori-fulcro della nostra società.

Esternalizzazione del Comparto IT: i Servizi di Fonia come Contact Center e CUP

Uno dei servizi mirati che la nostra azienda offre è il Contact Center: una nuova modalità di gestione dei contatti controllata da un team di esperti che si occupano H24 della vostra clientela riferendo messaggi, informazioni, promozioni e prendendo appuntamenti.

Uno degli esempi di successo è il CUP (Centro Unico Prenotazioni), in ambito medico questo servizio permette di prenotare delle prestazioni diagnostiche e specialistiche tramite chiamata o direttamente online sul sito dell’azienda ospedaliera.

Tutta la rete di interessati ad usufruire del servizio può, tramite diversi canali, mantenere un contatto ed avere la società sempre a portata di mano.

Anche il monitoraggio è parte integrante del lavoro del nostro team: per valutare se effettivamente sia efficace o meno deve ricevere critiche costruttive da chi usufruisce del servizio.

Un esempio concreto dove emerge come il CUP sia uno strumento ormai utilizzato da chiunque perché di successo è il CUP dell’Ospedale Israelitico di Roma.

In questo contesto le chiamate annue calcolate sono più di 500.000, gli operatori che si dedicano a tempo pieno a quest’attività sono 15.

Riassumendo si ritrova: competenza, qualità, velocità ed efficienza.

Quali sono i Servizi Offerti dal Customer Care

Il termine “Customer Care” si riferisce a un’ampia gamma di servizi mirati a rendere soddisfatto il cliente.

Sotto questa categoria si ritrovano attività specifiche come il Servizio Presa Appuntamenti.

Nello specifico questo è un servizio outbound che gestisce la rete vendita del committente. L’azienda in questione fornisce elenchi di consumatori “finali” da contattare, clienti quindi che hanno già rapporti con l’azienda e che devono essere ricontattati per valutare lo stato di vendita.

Ma non solo: la presa appuntamenti, soprattutto in ambito ospedaliero, è un fardello importante che occuperebbe tempo prezioso alla società, ecco perché questa attività viene anche affidata a un team esterno.

Un esempio concreto di successo si ritrova nella storia di Rekeep Spa, operatore attivo in Italia nell’Integrated Facility Management che supporta attività sanitarie, ambiente e territorio rivolgendosi a una clientela pubblica e privata.

In questa azienda i nostri servizi della gestione di Help Desk e Customer Care sono stati davvero eccellenti, e i numeri parlano da soli: 400k segnalazioni annue evase, 800k chiamate automatiche verso impianti.

Questo risultato è stato ottenuto tramite il lavoro meticoloso che è stato fatto dal nostro team, un’attività che ha avuto influenze anche nella Valle Umbria Servizi con 60k chiamate annue.

Customer Service Post-Vendita: Customer Satisfaction

Il lavoro del team non è fine a se stesso. Con l’esperienza abbiamo compreso che è fondamentale conoscere anche il parere dei consumatori che si affidano al nostro servizio.

Questo significa che una volta svolta l’attività principale di vendita, presa appuntamenti etc. viene richiesto ai clienti il livello di soddisfazione.

 Ricevere infatti critiche costruttive o apprezzamenti aiuta il nostro team a migliorare e ad essere sempre al passo con le esigenze del cliente.

Quando un’azienda non si interessa di questo aspetto fondamentale non avrà mai l’opportunità di crescere e di allargare la sua rete di consumatori.

Molto spesso infatti i clienti quando non ricevono il servizio che si aspettano tendono a recarsi da un’altra parte o a lamentarsi con altri potenziali clienti della scarsità e inefficienza dei servizi che ci sono al giorno d’oggi.

Questo passaggio comporta anche una perdita di fiducia nell’azienda per cui la seconda azienda opera. Si è insomma in una situazione senza via fuga.

Per evitare che si debba arrivare ad un punto senza ritorno come quello appena descritto è bene seguire la regola delle quattro parole-chiave: competenza, qualità, velocità ed efficienza.

Process & Outsourcing Technology: il Contact Center Ottimizza i Tempi

Il Process & Outsourcing Technology è un metodo efficace e funzionale per ottimizzare i tempi dell’azienda.

Esternalizzazione significa affidare ad un partner esterno specifiche operazioni, processi, campagne attualmente in voga.

Questo comporta un conseguente dimezzamento delle attività più difficili da gestire, un servizio di fonia è infatti un metodo laborioso da gestire in parallelo con i compiti chiave dell’azienda.

L’efficacia della scelta di affidare questo servizio di Contact Center ad un’azienda come la nostra è sinonimo di accrescimento del business di quella specifica azienda, in aggiunta anche la possibilità di variabilizzare i propri costi fissi rende l’intera società maggiormente flessibile e aperta rispetto a un sistema chiuso e indipendente.

In secondo luogo spendere il personale nelle attività prettamente aziendali anziché in attività secondarie ma necessarie permette di migliorare la qualità del core business stesso.

Scegliere di digitalizzare l’intero servizio del Consumer Care affidandolo alla nostra organizzazione non è dunque una decisione azzardata ma una garanzia, siamo una sorta di cuscino su cui ognuno può facilmente appoggiarsi.

Essendo noi una società multi-forma che applica in diversi settori in modo dinamico, non ci occupiamo solo di questo singolo aspetto del Contact Center ma possiamo anche gestire in modo efficiente il sistema di assistenza al cliente.

Il cosiddetto Help Desk si occupa esattamente di ciò.

La nostra centrale operativa è in grado di agire attivamente in caso di monitoraggio, coordinamento e rendicontazione dei processi del cliente.

Per di più anche in caso di possibile bisogno di assistenza i nostri operatori sono in grado di agire in maniera indipendente.

Questo è esattamente il sistema di Help Desk di cui si accennava sopra: un servizio inbound che consente di tracciare e monitorare le richieste degli utenti e i tempi di risposta alle problematiche segnalate.